Politica de confidențialitate — Contul ASMI

Versiunea 1.0 · În vigoare din 10.10.2026 · Ultima actualizare: 10.10.2026

1. Cine suntem

Prezenta politică explică modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal ale persoanelor care își creează și folosesc Contul ASMI, serviciul de autentificare unică (Single Sign-On, „SSO”) disponibil la https://sso.asmi.ro („Serviciul”).

Operatorul datelor cu caracter personal este:

Denumire: Asociația Studenților la Matematică și Informatică („ASMI”, „noi”)
Sediu: București, Sector 3, Bd. Regina Elisabeta nr. 4-12, Camera 48, Et. Subsol
Cod de identificare fiscală (CIF): 25460950
Înscriere: Registrul asociațiilor și fundațiilor de la Judecătoria Sectorului 3, în baza hotărârii din 8 aprilie 2009 (dosar nr. 2769/301/2009)
E-mail de contact pentru protecția datelor: cd@asmi.ro
Telefon: 0733 915 279
Responsabil cu protecția datelor (DPO): ASMI nu a desemnat un responsabil cu protecția datelor, deoarece nu are această obligație conform art. 37 GDPR; pentru orice întrebare ne poți scrie la cd@asmi.ro.

Prelucrăm datele în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”), Legea nr. 190/2018 și Legea nr. 506/2004 privind comunicațiile electronice.

2. Ce este Contul ASMI

Contul ASMI îți permite să te autentifici cu aceleași date în mai multe aplicații ASMI („Aplicațiile conectate”). Toate Aplicațiile conectate sunt operate de ASMI.

Aplicație	Scop	Folosește Contul ASMI
SmartHack (smarthack.asmi.ro)	înscrierea și participarea la hackathonul SmartHack	da
Recrutări	procesul de recrutare a voluntarilor ASMI	da
MF Hub	platformă ASMI	urmează să fie conectată
Cariere	platformă ASMI	urmează să fie conectată
GitGood	platformă ASMI	urmează să fie conectată

Această politică acoperă doar datele gestionate de Contul ASMI (cont, profil general, autentificare, sesiuni). Datele pe care le introduci direct într-o Aplicație conectată (de exemplu proiecte, CV-uri, echipe, răspunsuri la formulare) sunt prelucrate conform politicii de confidențialitate a aplicației respective: pentru SmartHack, smarthack.asmi.ro/confidentialitate; pentru celelalte aplicații, nota de informare afișată în aplicație.

3. Ce date prelucrăm

3.1. Date pe care ni le furnizezi

Date de cont (pentru toți utilizatorii):

nume de utilizator;
adresa de e-mail;
parola — stocată exclusiv sub formă criptată ireversibil (hash); nu o putem vedea;
prenume și nume.

Date despre studii — solicitate obligatoriu doar la înscrierea prin SmartHack; pentru ceilalți utilizatori sunt opționale și pot fi completate din pagina de profil:

universitatea (sau altă universitate, completată ca text liber);
facultatea (sau altă facultate, ca text liber);
anul de studiu (sau altă valoare, ca text liber);
specializarea.

Preferințe:

opțiunea „Vrei să fii la curent cu evenimentele ASMI?” (Da/Nu) — consimțământul pentru comunicări informative (newsletter).

3.2. Date generate de noi

identificatorul unic al contului (un cod intern generat automat);
roluri și drepturi de acces în Aplicațiile conectate (de exemplu: student, membru, organizator, voluntar, coordonator de proiect, administrator). Anumite roluri sunt atribuite automat după ce îți confirmi adresa de e-mail, pe baza acesteia, pornind de la liste întocmite de ASMI (de exemplu lista membrilor sau a voluntarilor) — vezi secțiunea 8;
starea contului: dacă e-mailul a fost verificat, data creării contului, acțiuni necesare (de exemplu completarea profilului);
date despre sesiuni: momentul autentificării, aplicațiile în care ești autentificat, adresa IP și tipul de browser/dispozitiv asociate sesiunii;
date de securitate: încercări eșuate de autentificare, folosite pentru blocarea temporară a contului în caz de atacuri de tip „brute force”;
jurnale tehnice: jurnalele serverului, care pot conține adresa IP, identificatorul contului, data și ora și tipul evenimentului (de exemplu o autentificare eșuată).

3.3. Date pe care nu le colectăm

Nu colectăm date din categorii speciale (art. 9 GDPR), CNP, date bancare sau date de localizare precisă. Nu folosim Contul ASMI pentru publicitate comportamentală. Nu oferim autentificare prin conturi externe (Google, GitHub etc.), deci nu primim date de la astfel de furnizori.

4. De ce prelucrăm datele și în ce temei

Scop	Date	Temei juridic (GDPR)
Crearea și administrarea contului, autentificarea în Aplicațiile conectate	date de cont, identificator, sesiuni	art. 6 alin. (1) lit. b) — executarea contractului (Termenii și condițiile)
Verificarea adresei de e-mail, resetarea parolei, mesaje despre cont	e-mail	art. 6 alin. (1) lit. b)
Transmiterea datelor de profil către Aplicația conectată pe care o folosești (vezi secțiunea 5)	date de cont, date despre studii, roluri	art. 6 alin. (1) lit. b)
Atribuirea rolurilor și drepturilor de acces (inclusiv pe baza listelor de membri/voluntari)	e-mail, roluri	art. 6 alin. (1) lit. f) — interesul legitim al ASMI de a acorda acces corect membrilor, voluntarilor și organizatorilor
Securitatea Serviciului: prevenirea fraudei, a accesului neautorizat și a atacurilor	IP, browser, încercări de autentificare, jurnale	art. 6 alin. (1) lit. f) — interesul legitim de a proteja conturile și infrastructura
Comunicări despre evenimentele ASMI (newsletter)	e-mail, nume, preferința newsletter	art. 6 alin. (1) lit. a) — consimțământul tău, pe care îl poți retrage oricând
Respectarea obligațiilor legale și apărarea drepturilor în justiție	datele necesare în fiecare caz	art. 6 alin. (1) lit. c) și f)

Furnizarea datelor de cont este necesară pentru a avea un cont; fără ele nu putem crea contul. Datele despre studii sunt necesare pentru înscrierea la SmartHack, conform regulamentului evenimentului. Abonarea la newsletter este complet opțională și nu condiționează folosirea Serviciului.

5. Cui transmitem datele

5.1. Aplicațiile conectate

Când te autentifici într-o Aplicație conectată, aceasta primește de la Contul ASMI doar datele de care are nevoie:

toate aplicațiile: identificatorul contului, numele de utilizator, e-mailul, starea de verificare a e-mailului, prenumele și numele, rolurile relevante;
SmartHack: în plus, datele despre studii.

Preferința privind newsletterul și parola nu sunt transmise Aplicațiilor conectate. Aplicațiile conectate sunt operate de ASMI.

5.2. Furnizori de servicii (persoane împuternicite)

Folosim furnizori care prelucrează date doar în numele nostru, pe baza unui contract conform art. 28 GDPR:

găzduire / infrastructură: DigitalOcean, LLC — serverul și baza de date, într-un centru de date din Frankfurt, Germania (UE);
trimiterea e-mailurilor (verificare cont, resetare parolă) și a newsletterului: Google Ireland Ltd. (Google Workspace), prin contul de e-mail al ASMI.

5.3. Parteneri și sponsori

Contul ASMI nu transmite datele tale partenerilor sau sponsorilor. Dacă o Aplicație conectată transmite anumite date partenerilor unui eveniment (de exemplu SmartHack), acest lucru este descris în politica de confidențialitate a aplicației respective.

5.4. Autorități

Putem divulga date autorităților publice doar atunci când legea ne obligă.

Nu vindem datele cu caracter personal.

6. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Datele Contului ASMI sunt stocate în Uniunea Europeană (Frankfurt, Germania). Unii furnizori pot totuși accesa sau prelucra date în Statele Unite ale Americii:

DigitalOcean, LLC este certificată în cadrul EU-US Data Privacy Framework, iar acordul de prelucrare a datelor include și clauzele contractuale standard;
Google LLC (pentru Google Workspace) este certificată în cadrul EU-US Data Privacy Framework, pe baza deciziei de adecvare a Comisiei Europene din 10 iulie 2023.

O copie a garanțiilor poate fi solicitată la cd@asmi.ro.

7. Cât timp păstrăm datele

Date	Perioadă de păstrare
Date de cont și de profil	cât timp contul este activ; ștergere în cel mult 30 de zile de la solicitarea de ștergere
Conturi inactive	conturile în care nu te-ai autentificat timp de 3 ani sunt șterse automat, după o notificare trimisă pe e-mail cu 30 de zile înainte; orice autentificare reîncepe numărătoarea
Conturi create, dar cu e-mail neverificat	șterse automat la 30 de zile de la creare
Sesiuni de autentificare	până la deconectare sau expirarea sesiunii: după 30 de minute de inactivitate și, în orice caz, după cel mult 10 ore
Date despre încercări eșuate de autentificare	până la următoarea autentificare reușită sau cel mult 12 ore
Jurnale tehnice	cel mult 30 de zile
Consimțământul pentru newsletter și dovada lui	cât timp ești abonat și încă 3 ani după retragere, pentru a putea dovedi consimțământul
Copii de siguranță (backup)	cel mult 30 de zile, după care datele șterse dispar și din backup

Datele din Aplicațiile conectate sunt păstrate conform politicilor acestora. Ștergerea Contului ASMI nu atrage automat ștergerea datelor din Aplicațiile conectate; dacă vrei să fie șterse și acestea, spune-ne în aceeași cerere.

8. Decizii automatizate

Rolurile de acces pot fi atribuite automat după confirmarea adresei de e-mail, verificând dacă adresa apare pe o listă întocmită de ASMI (de exemplu lista voluntarilor). Această operațiune doar acordă acces la anumite funcții și nu produce efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra ta în sensul art. 22 GDPR. Dacă ai primit un rol greșit sau consideri că îți lipsește un rol, ne poți contacta pentru verificare umană.

Nu folosim crearea de profiluri în scopuri de marketing.

9. Cookie-uri și tehnologii similare

Contul ASMI folosește doar cookie-uri strict necesare pentru autentificare și securitate. Acestea nu necesită consimțământ (art. 4 alin. (5) din Legea nr. 506/2004) și nu pot fi dezactivate fără ca Serviciul să nu mai funcționeze.

Cookie	Scop	Durată
`AUTH_SESSION_ID`, `KC_AUTH_SESSION_HASH`	leagă pașii procesului de autentificare	sesiune
`KC_RESTART`	reluarea procesului de autentificare dacă a expirat	sesiune
`KC_STATE_CHECKER`	protecție împotriva cererilor falsificate (CSRF)	sesiune
`KEYCLOAK_IDENTITY`	menține autentificarea unică între aplicații	durata sesiunii SSO (cel mult 10 ore)
`KEYCLOAK_SESSION`	identifică sesiunea SSO	durata sesiunii SSO (cel mult 10 ore)
`KEYCLOAK_REMEMBER_ME`	reține numele de utilizator, doar dacă bifezi „Țineți-mă minte”	1 an

Nu folosim cookie-uri de analiză sau de publicitate în paginile Contului ASMI și nu încărcăm fonturi sau scripturi de la terți.

Aplicațiile conectate pot folosi propriile cookie-uri, descrise în politicile lor.

10. Drepturile tale

Conform GDPR, ai următoarele drepturi:

dreptul de acces — să afli ce date prelucrăm și să primești o copie;
dreptul la rectificare — poți modifica direct numele, datele despre studii și preferința de newsletter din pagina de profil (sso.asmi.ro/realms/asmi-prod/account);
dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”);
dreptul la restricționarea prelucrării;
dreptul la portabilitatea datelor — să primești datele într-un format structurat, utilizat în mod curent;
dreptul la opoziție — față de prelucrările întemeiate pe interesul legitim;
dreptul de a-ți retrage consimțământul pentru newsletter, oricând, din pagina de profil (opțiunea „Nu”) sau scriindu-ne la cd@asmi.ro, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare;
dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată (vezi secțiunea 8).

Pentru exercitarea drepturilor, inclusiv pentru ștergerea contului, scrie-ne la cd@asmi.ro de pe adresa de e-mail asociată contului. Răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii; termenul poate fi prelungit cu încă două luni pentru cereri complexe, caz în care te informăm. Putem cere informații suplimentare pentru a-ți confirma identitatea.

Dreptul de a depune plângere. Dacă consideri că îți încălcăm drepturile, poți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP): B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România; www.dataprotection.ro; anspdcp@dataprotection.ro. Te rugăm să ne contactezi mai întâi, ca să putem rezolva situația.

11. Securitatea datelor

Folosim măsuri tehnice și organizatorice adecvate, printre care:

conexiuni criptate (HTTPS/TLS);
stocarea parolelor exclusiv sub formă de hash cu algoritm dedicat;
protocolul standard OpenID Connect cu Authorization Code Flow și PKCE;
verificarea adresei de e-mail;
blocarea temporară a contului după încercări repetate de autentificare eșuate;
principiul minimizării: fiecare Aplicație conectată primește doar datele necesare și nu primește parola ta;
acces administrativ limitat la persoane autorizate din ASMI, obligate la confidențialitate.

Nicio metodă de transmitere sau stocare nu este 100% sigură. În cazul unei încălcări a securității datelor care prezintă un risc ridicat pentru tine, te vom informa fără întârzieri nejustificate, conform art. 34 GDPR, și vom notifica ANSPDCP în termen de 72 de ore, conform art. 33 GDPR.

12. Minori

Serviciul se adresează persoanelor cu vârsta de cel puțin 16 ani. Unele Aplicații conectate pot impune o vârstă minimă mai mare sau acordul părintelui (de exemplu, la SmartHack, participanții sub 18 ani au nevoie de acordul scris al părintelui). Dacă aflăm că am colectat date de la o persoană sub 16 ani, le vom șterge.

13. Modificarea politicii

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă Serviciul sau legislația. Vom publica versiunea nouă pe această pagină, cu data actualizării. Pentru modificări importante, te vom anunța prin e-mail sau printr-un mesaj afișat la autentificare, cu cel puțin 15 zile înainte de intrarea lor în vigoare.

14. Contact

Pentru orice întrebare despre această politică sau despre datele tale:

E-mail: cd@asmi.ro
Adresă poștală: Asociația Studenților la Matematică și Informatică, București, Sector 3, Bd. Regina Elisabeta nr. 4-12, Camera 48, Et. Subsol